Разделение функций и формирование групп
Если способ организации вашего подразделения или группы не соответствует
их назначению и составу сотрудников, это приведёт к провалу. Когда вы
поставили цели, проанализировали необходимые действия, решения, отношения
и рассортировали работу, разделите её на поддающиеся управлению функции;
далее, разделите функции на поддающиеся управлению задания. Сгруппируйте
эти подразделения с заданиями в организационную структуру, подберите
людей для управления подразделениями и выполнения заданий.
“Но будьте осторожны: группа может либо
превратиться в высокоэффективную команду, либо стать препятствием на пути прогресса, которое
усиливает подчинённость и убивает инициативу"2.
Принцип участия
Данные исследований подтверждают правильность
применения “принципа участия” при организации команды, состоящий в том, что члены группы более охотно воспринимают
новые идеи и новые методы работы, когда им предоставляется возможность
участвовать в принятии решений об изменении и о способе осуществления
этого изменения. Лидеры, практикующие управление с участием подчинённых, используют разные
степени участия членов группы. Необходимо владеть особыми навыками и
методами, чтобы вызвать членов группы на разговор об их проблемах; толково
проводить совещания; убедить членов группы ставить перед собой цели
повышения производительности и качества работы.
Формальные и неформальные группы внутри
организации
Организация – это сочетание взаимосвязанных
групп. Эти группы можно классифицировать в соответствии с их ориентацией
как формальные и неформальные.
Формальные группы образуются и санкционируются организацией. Такие группы
обладают законными полномочиями в рамках организации, и, как правило,
формируются для выполнения предписанных задач или функций.
Неформальные группы создаются самими работниками и не санкционируются организацией.
Это могут быть группы, возникшие на почве профессиональных вопросов
(по интересам), или не связанные с работой (группы на основе дружеских
отношений).
Основные типы групп
Группы по классификации в соответствии
с их целями могут быть функциональными; целевыми (создаются для выполнения конкретной задачи); по
интересам (формируются на основе
общих профессиональных интересов в области выполняемой работы); однородные (на основе
дружеских отношений вне работы) и формальные комитеты.
Формирование и развитие групп
По мере того как группы проходят четыре
стадии развития (общее признание, участие в принятии решений, зрелость
и контроль), увеличивается их способность решать всё более сложные проблемы.
Руководство должно следить за эволюцией группы и поручать ей соответствующие
задания. По мере того как группа набирается опыта, она вырабатывает
стандарты ожидаемого поведения и отношения. Это групповые нормы, которые
весьма важны для укрепления лояльности и усиления индивидуальных особенностей
группы.
Нормы группового поведения
Поведение в группе согласуется с ожиданиями
её членов. Ожидаемое поведение находится в диапазоне, который определяется
верхним и нижнем уровнями эффективности труда, принятыми руководством
и членами группы. Если руководство хочет повысить производительность
работников в группе, ему следует изменить как нижнюю, так и верхнюю
границу нормы производительности.
Статус группы
Статус группы в рамках организации зависит
от четырёх основных факторов: важности поставленной задачи; успеха группы;
статуса отдельных работников и вида поощрения организацией членов группы.
Организация должна повышать статус группы, если хочет получить от неё
полную отдачу.
Группы и творческая активность
Методы, способствующие повышению творческой активности и генерации новых идей в группе, включают мозговую
атаку, номинальный групповой метод и метод Дельфи.
Мозговая атака
используется для небольшой группы, когда требуется генерация большого
количества альтернативных решений определённой руководством проблемы
в короткий срок. Во время фазы генерации альтернатив не допускается
никакой критики, чтобы не прерывать процесс рождения потенциальных решений.
На фазе оценки каждое потенциальное решение подробно анализируется
группой.
Номинальный групповой метод используется
в комбинации с деятельностью по планированию
непредвиденных административных расходов и будущих проектов. При таком
подходе проблема, определённая руководством, представляется небольшой
группе. Каждый член группы в отдельности письменно предлагает сколь
может много решений проблемы. Члены группы не общаются между собой.
По прошествии заданного периода времени члены группы представляют свои
идеи. Идеи каждого участника записываются. Члены группы могут задавать
презентатору вопросы, чтобы понять суть идей, однако, никакой критики
во время этих презентаций не допускается. По завершении презентаций
всех членов группы записанные идеи обсуждаются и подвергаются критике.
После группового обсуждения каждого участника просят письменно и анонимно
оценить каждую идею.
Метод Дельфи хорошо подходит для
определения будущих тенденций. Его можно использовать, когда прямое
взаимодействие может повлиять на качество генерируемой информации. Составляющие
группу эксперты не встречаются лично. Координатор группы Дельфи рассылает
вопросы отдельным членам группы. Каждого участника просят анонимно ответить
на эти вопросы. Оценка ответов другими членами группы также производится
анонимно. Координатор сводит ответы в таблицу, подводит итог и рассылает
итоговые сводки членам группы, которых просят проанализировать критику
и при необходимости изменить их первоначальные ответы. Каждый член группы
никогда не знает, ни кто предложил данную идею, ни кто критиковал её,
сосредоточиваясь исключительно на достоинствах идеи, но никак не на
отдельной личности.
